- Chủ sở hữu phương tiện hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật nộp hồ sơ đến Đơn vị đăng kiểm.

- Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu hoặc Tem kiểm định lần đầu của xe cơ giới thuộc đối tượng miễn kiểm định bị mất: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu, Tem kiểm định lần đầu, chủ sở hữu phương tiện hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật đến đơn vị đăng kiểm khai báo theo mẫu Phiếu theo dõi hồ sơ để được in lại 01 lần duy nhất Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định. Chủ xe không phải mang xe đến đơn vị đăng kiểm nhưng phải trả chi phí cho dịch vụ in lại Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định theo quy định.

- Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định có thông tin sai khác so với hồ sơ phương tiện của xe do đơn vị đăng kiểm in sai: Chủ xe mang Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định đến đơn vị đăng kiểm đã cấp Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định nộp lại để được in lại Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp. Chủ xe không phải mang xe đến đơn vị đăng kiểm, không phải trả chi phí cho dịch vụ in lại Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định và không phải nộp lệ phí cấp giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe cơ giới. Đơn vị đăng kiểm có trách nhiệm thu hồi Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định đã được cấp cho xe cơ giới và thông báo bằng văn bản về Cục Đăng kiểm Việt Nam, Sở Giao thông vận tải tại địa phương.

- Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm định hoặc Tem kiểm định của xe cơ giới bị mất (trừ trường hợp mất đồng thời Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định của xe cơ giới và trường hợp mất Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu hoặc Tem kiểm định lần đầu của xe cơ giới thuộc đối tượng miễn kiểm định), hư hỏng, rách: Chủ xe mang Giấy chứng nhận kiểm định hoặc Tem kiểm định chưa mất, mang đồng thời Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định trong trường hợp bị hư hỏng, rách đến đơn vị đăng kiểm đã cấp Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định trước đó để nộp lại và khai báo theo mẫu Phiếu theo dõi hồ sơ để được in lại Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định trong 01 ngày làm việc kể từ ngày khai báo. Chủ xe không phải mang xe đến đơn vị đăng kiểm nhưng phải trả chi phí cho dịch vụ in lại Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định theo quy định.